Inventariazione

Una delle operazioni fondamentali per una biblioteca è l’inventariazione dei volumi. Tuttavia per la gestione del materiale librario possiamo riferirci a due diversi tipi di inventario: 

• l’inventario scolastico, in cui vengono iscritti i beni che costituiscono il patrimonio delle istituzioni scolastiche;
• l’inventario della biblioteca, in cui vengono iscritti i beni librari (e materiali affini) della biblioteca. Tale inventario è a tutti gli effetti un documento ufficiale della scuola e in quanto tale va tenuto aggiornato.

 

Quale inventario va usato?

L’esperienza dell’Istituto

L’Istituto ha stabilito quali libri vanno inseriti nell’inventario della scuola e quali volumi vanno inseriti esclusivamente nell’inventario della biblioteca (cartaceo o digitale):

• Se si tratta di un volume di particolare rarità o pregio, o comunque il suo valore è superiore ai 200 €, tale volume va iscritto nell’inventario scolastico in ordine cronologico. Il numero di inventario va riportato anche nel volume e nella sua scheda catalografica (nella sezione relativa ai dati della copia). In questi casi le procedure di prestito e scarto vanno sottoposte all’autorizzazione del Consiglio di Istituto.
• Se il volume è destinato al prestito e non presenta nessun carattere rilevante, allora va considerato come oggetto di facile consumo, destinato a deteriorarsi per l’uso continuo, e quindi non va inserito nell’inventario scolastico, ma va inserito nell’inventario della biblioteca. In questo modo le operazioni di prestito e scarto sono gestite esclusivamente dal personale della biblioteca.

 

Inventariazione

Il registro di inventario della biblioteca deve contenere le seguenti informazioni:

  – numero di inventario (di solito un numero progressivo assegnato in ordine cronologico);

  – autore;

  – titolo;

  – luogo e data di pubblicazione;

  – data di iscrizione;

  – provenienza;

  – valore (facoltativo);

  – segnatura di collocazione.

Di solito si consiglia di inventariare i volumi contestualmente alla loro catalogazione, in modo tale da dover inserire queste informazioni (valide sia per l’inventario che per le schede di catalogo) una volta sola. I software di catalogazione permettono una facile gestione del registro di inventario digitale.

In ogni caso bisogna comunque fare attenzione a riportare lo stesso numero di inventario sia nel volume che nel registro di inventario.  Nel volume va anche apposto un timbro che indichi la biblioteca di appartenenza.

 

Verifica inventariale

La verifica inventariale consiste nel controllare che i volumi indicati nel catalogo/registro inventariale siano presenti a scaffale (o siano in prestito). E’ un’attività che va fatta con regolarità, almeno una volta l’anno, per garantire agli utenti che le informazioni che trovano nel catalogo corrispondano a quanto effettivamente posseduto dalla biblioteca. 

Per la verifica inventariale bisogna:

  – verificare che i volumi siano disposti a scaffale secondo il corretto ordine di collocazione;

  – controllare la corrispondenza tra catalogo e scaffale;

  – identificare i volumi presenti nel catalogo ma non nello scaffale;

  – verificare se tali volumi sono attualmente in prestito e se il prestito è scaduto;

  – se il prestito risulta scaduto, contattare l’utente per chiedere la restituzione del volume;

  – se i volumi non sono presenti a scaffale e non risultano in prestito a nessuno, segnalare nel catalogo e nel registro che il volume è stato smarrito.